Kỹ Thuật
Những khó khăn khi làm việc từ xa và các phương pháp giải quyết vấn đề
Làm việc từ xa hay làm việc online là hình thức làm việc được nhiều đơn vị áp dụng. Nhân viên sau các cuộc hộp thông qua các thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến có thể thoải mái về mặt thời gian, nhà quản lý dễ dàng kiểm soát công việc của nhân viên. Thế nhưng, câu hỏi đặt ra là giải pháp này có thực sự đem lại hiệu suất cao trong công việc? Những khó khăn khi làm việc từ xa là gì? Cách giải quyết như thế nào? Xem ngay bài viết dưới đây cùng Gia Tín Computer nhé.
Nội dung Chính
1. Lợi ích khi làm việc từ xa
Chúng ta không thể phủ nhận những ưu điểm nổi trội của hình thức làm việc từ xa mang lại. Làm việc online đem tới sự chủ động, thoải mái, bạn sẽ không bị gò bó bởi những tắc công sở về trang phục, thái độ, giờ làm việc, vị trí. Hơn nữa, làm việc tại nhà cũng sẽ tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cho việc ăn uống và di chuyển.
Làm việc online chủ động, thoải mái về mặt thời gian
Đặc biệt hơn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc cá nhân, chăm lo cho gia đình nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc nếu biết cách sắp xếp thời gian hợp lý. Khi làm việc từ xa, bạn sẽ có nhiều không gian riêng tư dành cho bản thân để phát huy khả năng tư duy sáng tạo, sự chủ động, không cảm thấy áp lực hay căng thẳng làm ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống cá nhân.
2. Khó khăn gặp phải khi làm việc từ xa
Bên cạnh những lợi ích kể trên thì xu hướng làm việc online cũng tồn tại nhiều hạn chế nhất định. Nếu bạn không chú ý sẽ vô tình làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bản thân và công việc chung ở công ty.
2.1. Không tập trung, dễ xao nhãng
Làm việc tại nhà (Work From Home) dễ gây mất tập trung với một số người, đặc biệt là những người có con nhỏ. Họ rất dễ bị xao nhãng, vừa phải hoàn thành công việc, vừa phải chăn con, nấu cơm, dọn dẹp. Quay đi ngoảnh lại hết giờ nhưng việc thì vẫn còn, nhiều trường hợp phải tranh thủ làm buổi tối, đợi con ngủ mới hoàn thành được.
Làm việc từ xa gây nên những bất cập về sự tập trung
Ngoài ra, nhiều người không biết cách quản lý thời gian và công việc. Sắp xếp đầu mục công việc theo mức độ, yêu cầu không được thực hiện tốt nên dễ rơi vào tình trạng làm việc không có điểm dừng và thời gian nghỉ ngơi không hợp lý. Về lâu dài sẽ làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, sức khỏe và tác phong làm việc.
2.2. Các cá nhân thiếu sự tương tác trực tiếp
Việc giao tiếp nơi công sở không chỉ giúp các cá nhân trao đổi và giải quyết công việc hanh chóng và chính xác. Mặt khác, giao tiếp với đồng nghiệp còn là phương thức giúp giải tỏa căng thẳng, áp lực. Thậm chí trong thời gian dài không giao tiếp trực tiếp sẽ dẫn đến sự mất kết nối và thiếu gắn bó của nhân viên.
Khi làm việc từ xa nhân viên sẽ kém chăm chỉ, công việc kém hiệu quả do thiếu sự giám sát trực tiếp, và thiếu thông tin hỗ trợ khi cần thiết. Nhiều nhân viên thiếu sự giao tiếp và hỗ trợ của người quản lý, họ cảm thấy rằng người quản lý từ xa không đáp ứng được nhu cầu của mình, hỗ trợ không hiệu quả.
2.3. Giảm khả năng tiếp cận thông tin/ dữ liệu
Sự sáng tạo, cải tiến trong công việc có thể xuất phát từ những lần chia sẻ kiến thức chung (mutual knowledge) giữa các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, làm việc từ xa sẽ rất khó để làm được điều này. Những người mới bắt đầu làm việc từ xa cần thời gian và nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp.
Mọi người khó có thể chia sẻ kiến thức chung với nhau
Việc truyền tải thông tin của cả tổ chức khó khó có thể đảm bảo tính chặt chẽ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự sáng tạo và đổi mới. Từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý, việc thực hiện các mục tiêu phát triển của công ty, tổ chức sẽ khó có thể đi kết quả thành công.
3. Lãnh đạo nên làm gì để hỗ trợ nhân viên?
Những giải pháp dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ mọi “nút thắt” trong việc quản lý và đánh giá hiệu suất công việc từ xa một cách dễ dàng.
3.1. Tập trung quản lý công việc
Mỗi nhân sự sẽ có khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể sẽ dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vì thế cần đặt mục tiêu và yêu cầu rõ ràng. Nhà quản lý cần quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể. Từ đó tiến hành kiểm tra, đôn đốc để giúp đội nhóm hoàn thành đúng tiến độ.
Tập trung vào quản lý công việc, không quản lý về thời gian
3.2. Thiết lập kiểm tra công việc hàng ngày
Đó có thể là hình thức cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên làm việc độc lập hoặc 1 cuộc họp nhóm nhanh đầu giờ. Quan trọng là việc này phải diễn ra thường xuyên đều đặt để nhân viên được hỗ trợ kịp thời. Các ứng dụng công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và nhà quản lý truy cập dữ liệu, theo dõi, báo cáo trực tuyến. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các thành viên trong nhóm gắn kết hơn.
3.3. Cung cấp ứng dụng hỗ trợ làm việc
Hiện nay có rất nhiều loại công cụ, phần mềm hỗ trợ giao tiếp cho các nhóm làm việc từ xa như Google Hangouts (trò chuyện), Google Meet (họp qua video), lập lịch (Calendly)… Thế nhưng, cần phải xem xét, dùng thử và nghiên cứu để lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu. Bên cạnh đó, cần đào tạo nhân viên về các công cụ đã chọn để đảm bảo mọi người đều sử dụng một cách nhất quán, mang lại lợi ích cao.
3.4. Động viên, hỗ trợ về tinh thần, tình cảm
Thực hiện biện pháp EQ communication (giao tiếp bằng trí thông minh cảm xúc) để đồng cảm, chia sẻ với nhân viên. Việc lắng nghe kịp thời những khó khăn, bức bối của nhân viên và đồng cảm với họ sẽ giúp gợi ra những thông tin quan trọng mà quản lý không nghe thấy. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ có cách tiếp cận hai hướng. Vừa thừa nhận sự căng thẳng, lo lắng mà nhân viên cảm thấy, đồng thời khẳng định sự tự tin đối với họ.
Cho dù là hình thức làm việc từ xa hay trực tiếp tới văn phòng thì vẫn có những ưu – nhược điểm. Chính vì thế, trong công việc, hãy chủ động tự lập ra cho mình một kế hoạch làm việc và điều chỉnh thời gian phù hợp để tạo ra động lực làm việc, đảm bảo năng suất công việc. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết Hải Hưng đưa ra trên đây sẽ giúp cho bạn tối ưu hiệu quả công việc khi lựa chọn hình thức làm việc từ xa.
